لیست پست های این سری
- درس آموخته های من در مدیریت نرم افزار – دوم – اولیویت بندی
- درس آموخته های من در مدیریت نرم افزار – اول – چیستی تیم
- درس آموخته های من در مدیریت نرم افزار
در پست قبلی در مورد چیستی تیم و اهمیتش توضیح دادم.
تا اینجا من درک کردم که اول باید به مفهوم مسلط شد تا بعد بتونی اکشن های معقولی داشته باشی.
در این پست در مورد اولویت بندی صحبت می کنم. شاید فکر کنید که می خوام تکنیک های برنامه ریزی و اولیت بندی رو مرور کنم، که خب می تونم بگم دقیقا نه.
اگر پست ابتدایی این سری رو خونده باشید می دونید که قراره من بر اساس تجربیاتم در شرکت جدید بنویسم. همه ما کم و بیش از تکنیک ها اولیت بندی خبر داریم و یه چیزایی ازشون می دونیم ولی چیزی که من میخوام اینجا در موردش بنویسم در مورد اولیت بندی کار های مهم یک مدیره !
۱. چرا اولیت بندی مهم شد ؟
زمانی که من وارد شرکت جدید شدم، مجبور بودم حجم بالایی از اطلاعات رو جذب کنم، از فرهنگ گرفته تا کد و بیزینس و آدم ها و روابط و ساختار و … .
این یعنی ورودی بالا، انرژی محدود، زمان محدود و این یعنی نیاز مندی به مدیریت !
هر زمان نیاز ها بیشتر از داشته ها شد، ما به مدیریت نیاز پیدا می کنیم !
وقتی من به این درک رسیدم که به مدیریت نیاز دارم(البته وقتی به عنوان مدیر ارشد استخدام میشی، قاعدتا می دونی که قراره کلی مدیریت کنی !) تصمیم گرفتم که از روش های مرسوم استفاده کنم و کار هام رو مدیریت کنم.
ماتریس آیزنهاور، GDT، Smart Goals و ….
ولی این ها در سطح عملیات اولیت بندی هستند !
یک موضوع مهمتر وجود داشت : کدام دسته بندی از کار ها اولیت دارند !
بیاید ببینیم چه دسته کارهایی وجود دارند که مهم هستند و به صورت تیتر وار بررسیشون کنیم :
- آشنایی با اعضای تیم
- آشنایی با مدیران ارشد هم رده
- شناسایی ذینفعان
- تسلط به چرایی
- ساختن خروجی
- بهبود کیفیت
- تسلط به ساختار ها
- نو آوری و خلاقیت
- …
حالا شاید به درک بهتری از این برسیم که چرا اولیت بندی مهم است !
قاعدتا همه شما خواننده های عزیز به این فکر می کنید که خب همش مهمه ! یکم از اون، یکم از اون و … بلاخره درست میشه !
مساله همینه، وقتی مدیر هستیند، ورودی ها نامحدود هستند ولی داشته ها(زمان) محدود.
ورودی قابل کنترل نیست ولی در مقابلش زمان هم قابل کنترل نیست. بله درسته، زمان قابل مدیریت کردن نیست ! انرژی ماست که قابل کنترل کردنه !
یه اشتباهی که خودم هم اوایل داشتم این بود که فکر می کردم اولویت بندی یعنی اینکه از بین چند تا تسک، یکی رو انتخاب کنم. مثلا این باگ رو حل کنیم یا اون فیچر رو بسازیم، این جلسه رو بریم یا اون یکی رو.
ولی کم کم فهمیدم این ها اولویت بندی نیست، این ها زمان بندی هستند.
اولویت بندی واقعی یه مدیر، انتخاب بین نقش های مختلفیه که باید بازی کنه.
اجازه بدید با یه مثال بازش کنم.
فرض کنید امروز صبح که وارد شرکت شدید این اتفاق ها همزمان افتاده :
- یکی از سرویس های اصلی دچار اختلال شده.
- یکی از اعضای تیم درخواست جلسه One on One داده.
- مدیر ازتون گزارش عملکرد خواسته.
- یکی از توسعه دهنده ها منتظر تصمیم معماری شماست.
- مشتری بزرگ شرکت از کیفیت محصول ناراضیه.
- یکی از مدیرهای هم رده ازتون خواسته برای یه پروژه مشترک وقت بزارید.
همه این ها مهم هستند. همه هم دلیل منطقی برای انجام شدن دارند. ولی شما فقط هشت ساعت زمان دارید. اینجاست که فهمیدم مدیریت یعنی پذیرفتن اینکه همیشه یک سری کارهای مهم انجام نخواهند شد. شاید عجیب باشه ولی به نظرم یکی از مهمترین وظایف یک مدیر، انتخاب نکردن بعضی از کارهاست.
همه ما بلدیم به یه کار بگیم «بله». مدیر خوب کسیه که بدونه به چی باید «نه» بگه.
۲. مشکل به وجود آمده چی بود؟
مشکل من این بود که همه چیز رو هم وزن می دیدم.هر کسی که از پیشم میومد، احساس می کردم باید مشکلش همون روز حل بشه. هر ایده جدیدی که مطرح می شد، برام جذاب بود. هر مشکل فنی ای که پیدا می کردم، دلم می خواست همون لحظه برطرفش کنم. نتیجه چی شد؟
آخر روز احساس می کردم خیلی کار کردم ولی وقتی به خروجی تیم نگاه می کردم، تغییر خاصی اتفاق نیفتاده بود. من مشغول بودم، ولی تیم جلو نمی رفت. به نظرم این یکی از خطرناک ترین اتفاق هاییه که برای یک مدیر می تونه بیفته.
۳. چه راه هایی داشتم؟
چند راه جلوی روم بود :
اول اینکه مثل قبل ادامه بدم و سعی کنم به همه چیز برسم.
دوم اینکه فقط روی چیزهایی تمرکز کنم که خودم دوست دارم؛ مثلا مسائل فنی.
سوم اینکه اجازه بدم دیگران برای من اولویت تعیین کنند. هر کسی که صدای بلندتری داشت، کارش مهم تر بشه.
و چهارم اینکه اول خودم مشخص کنم موفقیت تیم در این مقطع زمانی دقیقا یعنی چی.
۴. چه چیزی جواب داد؟
کم کم یه قانون ساده برای خودم ساختم.
هر کاری که انجام می دادم از خودم فقط یک سوال می پرسیدم.
اگر این کار انجام نشه، بیشترین آسیب به کجای تیم وارد میشه؟
به آدم ها؟
به درآمد؟
به مشتری؟
به کیفیت؟
به آینده محصول؟
یا فقط به حس خوب خودم؟
جالبه که خیلی از کارهایی که انجام می دادم، بیشتر برای حس خوب خودم بود تا موفقیت تیم. مثلا اینکه برم یه بخش از معماری رو تمیزتر کنم، یا روی یه موضوع فنی ساعت ها بحث کنم. این ها کارهای بدی نبودند. فقط اولویت امروز تیم نبودند.
۵. درس آخر
اگر بخوام همه این تجربه رو توی یک جمله خلاصه کنم، الان این رو می گم:
اولویت بندی یعنی انتخاب مهم ترین مسئله امروز تیم، نه جذاب ترین مسئله برای خودت.
مدیرها با انجام دادن همه کارها موفق نمی شن، مدیرها با انجام ندادن خیلی از کارهای خوب، فرصت انجام دادن کارهای واقعا مهم رو پیدا می کنن.
به نظرم بزرگترین تفاوت یک مدیر تازه کار با یک مدیر باتجربه هم همینجاست.
مدیر تازه کار تلاش می کنه همه چیز رو جلو ببره.
مدیر باتجربه تلاش می کنه فقط مهم ترین چیزها جلو برن.